22 jun Plannen en vergaderen

De titel omschrijft eigenlijk waar ik de afgelopen week vooral mee bezig ben geweest.
Plannen:
We lopen tegen het eind van het schooljaar aan, dus is het weer bijna vakantie. Dit betekent dat de vakantieroosters ingedeeld moeten worden. Uiteraard zijn we daar al iets langer mee bezig. Ik zal even omschrijven in welke volgorde we deze roosters altijd maken.
Allereerst gaan we halverwege het schooljaar bekijken wat er heel nodig schoon gemaakt moet worden en/of aan reparatie/vervanging toe is. Bij binnen zwembaden is de zomerperiode bij uitstek een mooie gelegenheid om het zwembad een week (of langer) dicht te doen. Hier moet je al vroeg mee beginnen als je bedrijven van buitenaf in moet schakelen! Al deze bedrijven zijn over het algemeen zeer zwembad specifiek en zoals net gemeld, zijn wij niet de enige die dan in de zomervakantie werkzaamheden uit willen voeren. Dit jaar gaan we één weekend helemaal sluiten en één week alleen met het recreatiebad.
Vervolgens moeten we dan dus een openingsrooster gaan maken en bekijken wanneer iedereen met vakantie wil. Het is bij ons de regel dat in de eerste en de laatste week van de zomervakantie de meeste mensen nog aan het werk zijn. De 4 weken daartussen is vaak een afwisseling van komen en gaan van instructeurs, toezichthouders en receptionistes. Zelf lossen wij met het managementteam ook elkaar af. Een paar jaar geleden hebben we wel als regel gesteld bij de vaste instructeurs dat zij om het jaar de zwem4daagse dienen te werken. Dit is voor ons namelijk één van de drukste weken van het jaar en dan wil je graag je rooster vol hebben staan met ervaren mensen. Dat is overigens ongeveer de enige beperking die we bij het personeel neerleggen, voor de rest zijn ze vrij om in die 6 weken verlof op te nemen.
Hierna gaan we aan onze parttime krachten (vooral de studenten die in de weekenden en vakanties werken) vragen wanneer zij allemaal beschikbaar zijn. Als dat allemaal gedaan is, kunnen we gaan puzzelen. Dit jaar is het wederom gelukt om het rooster weer helemaal dicht te timmeren! We kunnen zelfs in de eerste en laatste week nog extra beweeglessen aanbieden en bijna elke week hebben we nog mogelijkheden voor extra kinderzwemlessen (dit voor de thuisblijvers, die graag aan de gang willen blijven).
En dan gaan we rond deze tijd bekijken wat we met de personeelsroosters na de vakantie gaan doen. Deze periode studeren er namelijk altijd wat studenten af, die ons dan gaan verlaten en waar weer nieuwe krachten voor terug komen. Dit jaar hebben we met dit fenomeen niet veel te maken gelukkig, maar heeft wel een vaste kracht ander werk gevonden en gaat ons helaas verlaten. Dat betekent: bekijken waar we eventueel kunnen bezuinigen, maar ook waar we het personeel zo efficiënt en effectief mogelijk in kunnen zetten. We willen vooral de instructeurs op de uren hebben dat er lessen worden gegeven uiteraard.
Vergaderen:
Het is niet mijn favoriete hobby (ik ben meer een doener voor zover jullie dat nog niet in de gaten zouden hebben), maar het hoort er wel bij uiteraard. Deze week twee keer een vergadering gehad bij de gemeente over het nieuwe zwembad, bestuursvergadering en intern nog een kernteamvergadering (met het management en de hoofden van de verschillende afdelingen).
Het accent van de vergaderingen ligt momenteel vooral richting het nieuwe zwembad. Zeker de vergaderingen met de gemeente gaan alleen daar over. Voor de zomervakantie moeten nog een aantal zaken op papier vast gelegd worden, zodat de gemeente weer verder kan met het aanbestedingstraject. Er wordt hier overigens van alle kanten hard aan gewerkt.
Ondertussen hebben een aantal partijen bij de gemeente aangegeven dat zij het project wel willen gaan draaien. Deze partijen moeten dan eerst weer een programma van eisen krijgen, waar ze zich aan moeten houden. Op deze manier kunnen ook zij een berekening gaan maken en aangeven aan de gemeente wat het gaat kosten als zij hen in de arm gaan nemen. Uiteraard wordt niet alleen hier naar gekeken, maar stelt de gemeente nog meer eisen aan de partij die het straks gegund krijgt.
Buiten dit hele traject om, moeten er ook een samenwerkingsovereenkomst worden getekend met Njord. Hoe hebben wij beiden dit voor ogen? Wat dient er vooraf afgesproken te worden en vast gelegd te worden? Niet om elkaar daar straks op af te gaan schieten, maar meer om juist de samenwerking meer kracht bij te zetten en duidelijkheid te scheppen wat men van elkaar mag verwachten.
Aan de andere kant moeten we dan ook met de stichting nog wat zaken met de gemeente vastleggen, zodat ook hier duidelijk wordt wie straks waar verantwoordelijk voor is. Bijvoorbeeld: momenteel is de buitenkant van het gebouw qua onderhoud en dergelijke voor de rekening van de gemeente. Alles wat aan de binnenkant zit, is voor onze rekening. Daarbij wordt nog wel subsidie toegekend om het één en ander te voor ons haalbaar te houden. Dit soort zaken moeten voor het nieuwe zwembad uiteraard ook heel goed vast gelegd worden.
Deze week dus vooral achter de schermen gewerkt, veel gezeten, geluisterd, gepraat en gepuzzeld….