Afgelopen vrijdag was het weer zover: de algehele personeelsvergadering stond op de planning. Naast de regelmatige afdelingsvergaderingen organiseren we ook twee keer per jaar een bijeenkomst voor het hele team.

Bij de voorbereiding bekijk ik altijd welke onderwerpen op dat moment spelen en belangrijk zijn. Dit jaar was die keuze niet moeilijk. Vanwege de nieuwe wetgeving voor zwembaden moet er namelijk een beheersplan voor de gehele accommodatie komen. Dit plan beschrijft de maatregelen die nodig zijn om risico’s te beheersen, incidenten te voorkomen of te beperken en de gevolgen ervan te minimaliseren.

Een mond vol, zullen we maar zeggen, maar wel een heel serieus onderwerp. Tijdens een bijeenkomst van het keurmerk Veilig en Schoon gaf een gastspreker de tip om dit plan niet volledig zelf te schrijven, maar collega’s actief te betrekken. Dit bracht me op het idee om dit onderwerp tijdens de vergadering niet alleen te bespreken, maar er ook direct mee aan de slag te gaan. In een zwembad kunnen verschillende risico’s optreden, en het is waardevol als het personeel actief meedenkt over het beheersen ervan.

Ik had een schema opgesteld waarbij medewerkers in groepjes scenario’s moesten uitwerken. De groepsindeling was gebaseerd op de werkplek van de medewerkers: degenen die vaak in de technische ruimte werken, bespraken de mogelijke risico’s in die ruimte. Ze kregen de opdracht om na te denken over wat er mis kan gaan, hoe dit te voorkomen is en welke acties nodig zijn als het toch gebeurt.

Daarnaast moesten ze, aan de hand van een vooraf opgesteld formulier, een inschatting maken van de waarschijnlijkheid van een incident, de blootstellingsduur, de mogelijke schade en het totale risiconiveau. Deze aanpak zorgde direct voor een hoge betrokkenheid, omdat medewerkers zelf inzicht kregen in de gevaren en hoe deze te beheersen zijn.

Het resultaat? We hebben inmiddels 18 scenario’s om in het beheersplan op te nemen. Nog belangrijker: sommige scenario’s waren zo goed uitgewerkt dat we ons toezichtplan hierop gaan aanpassen. Dit is een mooie winst, omdat we onze beheersmaatregelen direct kunnen integreren in bestaande protocollen, zodat ook nieuwe medewerkers hier automatisch mee vertrouwd raken.

Het beheersplan blijft overigens een ‘levend document’. Ondanks onze inspanningen om alle mogelijke risico’s in kaart te brengen, zal er ongetwijfeld iets voorvallen waar we nog niet aan gedacht hebben. Zodra dat gebeurt, voegen we het direct toe aan het plan.

Naast deze serieuze zaken hebben we tijdens de vergadering ook regelmatig gelachen om leuke, kenmerkende filmpjes. We hebben bovendien waardevolle informatie verzameld over onze kernwaarden, die samengevat zijn in het woord ‘EEND’. Hierbij hebben we informatie verzameld hoe we willen dat onze gasten ons ervaren. Deze inzichten gaan we omzetten naar concreet gedrag.

Kortom: de vergadering was serieus, gezellig, leerzaam én inspirerend!